Pourquoi dématérialiser votre cachet d’entreprise ?

De nombreuses obligations sont soumises à ceux qui veulent créer une entreprise. Selon son activité, la délivrance de documents officiels comme les devis, les factures, etc. peut se produire au sein de l’entreprise, et l’utilisation d’un cachet peut servir à cet effet.

Le cachet d’entreprise

D’après la méthode classique, on utilise un cachet, appelé tampon d’entreprise, qui est un sceau unique permettant ainsi d’identifier l’entreprise, ce sceau est propre à chaque entreprise et permet, donc, de distinguer cette dernière. Ce cachet entreprise contient des informations et des mentions liées à l’entreprise et est utilisé à titre informatif envers les collaborateurs. Le cachet assure la crédibilité des documents cachetés auprès des collaborateurs et des clients. Plusieurs mentions doivent apparaître obligatoirement sur le cachet de l’entreprise, selon la loi. On doit mentionner dans le tampon la raison sociale de l’entreprise, le siège social de l’entreprise, les coordonnées de l’entreprise comme son numéro de téléphone ou son adresse électronique ou encore son site web, le numéro SIRET, APE, RCS et SIREN de l’entreprise, le statut juridique de l’entreprise si c’est une SARL, SASU, EURL, etc., le montant du capital social de l’entreprise, et enfin la date d’expédition du dossier ainsi que son numéro. Le cachet d’entreprise n’a pas de valeur juridique et n’est pas obligatoire, car le cachet reprend juste les informations qui sont, déjà, mentionnées dans le document et que pour créer un tampon d’entreprise, on ne demande aucun justificatif. Pour en avoir plus d’information, veuillez cliquer ici universign.com

En quoi consiste la dématérialisation ?

La dématérialisation d’un document est la production de ce dernier en format numérique via un système informatique. La dématérialisation consiste à réorganiser tout le processus de traitement des flux de documents, qui ne doit pas être employé dans le sens de numérisation qui consiste à créer une copie d’un document au format papier en fichier numérique. Numériser signifie, donc, dupliquer un document en format numérique. Cependant, on peut constater une complémentarité entre la dématérialisation et la numérisation. De ces faits, la loi autorise les entreprises à dématérialiser leur cachet entreprise en cachet électronique et à cacheter leurs documents grâce à ce dernier. Ce cachet électronique garantit ainsi l’intégrité et la fiabilité des documents auprès des clients et des collaborateurs. Le cachet électronique doit répondre à des exigences telles que la liaison explicite du cachet et de son créateur permettant, donc, d’identifier le créateur.

Les bienfaits du cachet d’entreprise dématérialisé

Pour information, on ne peut mettre un cachet électronique que sur des documents numériques. La dématérialisation du cachet entreprise présente de nombreux avantages sur plusieurs niveaux. Tout d’abord, le cachet électronique assure la sécurité des documents électroniques au sein de l’entreprise, car les données enregistrées sont traçables et permettent ainsi de garantir l’intégrité des documents. Il permet, également, à son utilisateur de gagner du temps et facilite son travail, car, en temps normal, le cachetage des documents prend beaucoup de temps et implique des tâches répétitives, mais avec ce cachet électronique, le cachetage de plusieurs documents se fait en quelques clics permettant ainsi un gain de temps précieux et offrant, également, une plus grande productivité. La dématérialisation permet, aussi, d’économiser de l’argent, car il n’y a plus de frais liés au cachetage de documents. On peut constater, également, une automatisation et une simplification de la gestion des documents, car il n’y a plus de pertes et d’erreurs des documents. La dématérialisation du cachet de l’entreprise implique, aussi, la dématérialisation des documents au format papier, cette dématérialisation est, donc, une démarche écologique en vue de réduire l’utilisation des papiers dans les entreprises et permet, alors, de limiter la déforestation et de réduire la consommation d’eau indispensable à la fabrication du papier.

Les atouts de la dématérialisation

Dans le contexte de la transformation numérique de l’entreprise, la dématérialisation fait, aujourd’hui, converger des réalités complètement différentes. La dématérialisation numérisait les supports papier et faire des formats électroniques le standard de la gestion documentaire des entreprises. Ainsi, une distinction est faite entre dématérialisation « native » et dématérialisation « duplicative ». La première méthode consiste à recevoir directement des fichiers au format numérique, alors que la seconde méthode consiste à copier des fichiers papier existant au format numérique. La dématérialisation est le principal enjeu économique de votre entreprise. L’archivage et la gestion des formats papier prennent du temps et nécessitent de l’espace. De ce fait, la dématérialisation résout tous ces problèmes ! Par exemple, signer un devis peut vite devenir fastidieux : signer, imprimer, réimprimer, scanner… Effectuer cette tâche triviale des centaines de fois peut prendre beaucoup de temps ! En seulement deux clics, la dématérialisation peut faire gagner beaucoup de temps à tous les employés de votre entreprise, afin de se concentrer sur leur objectif et apporter des avantages à vos clients. De même, l’impression, la signature des notes de frais et la numérisation des reçus pertinents, chaque jour, sont des tâches redondantes. Grâce à la numérisation du document, le salarié peut saisir par un processus simple et annuler la pièce justificative associée : avec divers outils. Ainsi, la dématérialisation de cachet  de l’entreprise permet d’atteindre votre objectif plus rapidement.