Optimisation et gestion de la paie : choisir le bon logiciel

À l’ère du numérique, toutes les données concernant les salariés, les recettes ainsi que les documents administratifs d’une entreprise sont digitalisés. Divers logiciels se révèlent d’une grande importance dans la réalisation des activités professionnelles au quotidien. Considérez quelques critères pour obtenir le meilleur logiciel de gestion de paie.

Dénicher les logiciels de paie disponibles en ligne

Un logiciel de paie désigne un outil numérique de collecte assurant le traitement efficace du salaire, des retenues règlementaires, des supplémentaires ainsi que tout autres privilèges offerts à l’employé selon son poste. Cette interface s’agit d’un système d’information de gestion des ressources humaines ou SIRH. 

Que vous avez un TPE, un PME ou une grande enseigne, un seul gestionnaire de paie peut assurer toutes les tâches liées à la paie des salariés si vous le proposez un bon logiciel. En même temps, les autres employés du département des ressources humaines et de la trésorerie devront avoir accès au logiciel afin de tirer les informations nécessaires pour leurs activités respectives. Par exemple, l’expert-comptable de l’enseigne récupèrera l’ensemble des données dans le logiciel de gestion de paie pour actualiser son livre comptable à tout moment. 

Repérer les meilleurs SIRH ne vous oblige point à quitter votre bureau pour rejoindre des éditeurs de logiciels. Il suffit de mener une petite investigation en ligne à partir de votre ordinateur ou de votre téléphone mobile. Comme vous bénéficierez de nombreuses propositions après seulement quelques clics, concentrez-vous uniquement sur les logiciels de paie les plus prisés par les professionnels des ressources humaines. En d’autres termes, vous aurez à choisir un SIRH qui enregistre un nombre d’utilisateurs important depuis des années. 

Découvrir les privilèges offerts par le logiciel

Avant d’investir pour un produit physique ou numérique, il convient d’avoir quelques informations sur ses fonctionnalités. La technologie du SI RH a pour objectif d’améliorer le suivi administratif de chaque membre de l’entreprise. Le logiciel vous offrira principalement la possibilité de recueillir des informations sur la paie de chacun des employés. Ce n’est pas tout ! Le système peut enregistrer quelques suivis sur chaque travailleur : assiduité, retards, absences, congés, aptitudes, formation, etc. Ces renseignements pourront vous aider à repérer l’employé le plus performant de votre société. Faites référence à ces données pour la révision de la grille salariale de votre enseigne. 

Un bon logiciel de paie vous permettra l’ensemble des tâches liées à la Gestion des Ressources Humaines dans une entreprise, quel que soit son domaine d’activité. Cet outil informatique rassemble tous les chiffes nécessaires pour l’établissement d’une fiche de paie. Ce document contiendra le salaire de base du travailleur et des participations obligatoires comme l’IRSA. Si un des employés décide de quitter l’entreprise pour diverses raisons, calculer son STC ne prendra que quelques minutes.

Le logiciel dispose un mémoire considérable pour l’archivage de plusieurs pièces administratives RH : bulletins de paie, certificats de travail, déclarations sociales, factures sur les indemnités de logement, etc.

Miser sur un logiciel facile d’installation et d’utilisation

Auparavant, le SIRH était limité au niveau des serveurs de l’entreprise. Ce qui signifie qu’il faut être connecté au serveur local de vote enseigne pour manipuler le logiciel. Grâce à l’évolution des fonctionnalités pratiques de cet outil informatique, il est désormais possible d’y avoir accès n’importe où et n’importe quand en utilisant le réseau internet. Vous avez intérêt à miser sur un logiciel de paie en mode Sowftare as a Service (SaaS).

Pour une facilité d’utilisation, l’éditeur devrait vous accompagner jusqu’à la première saisie des données sur la paie de vos employés. Autrement, un guide d’utilisation devrait être offerte. Pour l’achat d’un logiciel en ligne, vous aurez à télécharger son mode d’emploi. Autrement, le fournisseur se chargera de l’envoyer à votre adresse électronique. Consultez les conditions d’installation et d’utilisation proposés par le prestataire auprès de sa plateforme web. En même temps, n’hésitez pas à lire les avis des utilisateurs concernant le logiciel en question. Notez les détails importants qui peuvent vous aider à la manipulation de l’outil informatique dans les meilleurs délais. 

Choisissez un logiciel qui propose une interface simple et intuitive. L’édition des données ne devrait exiger aucune expérience. Privilégiez le produit d’un éditeur qui met à la disposition du public une simulation gratuite en ligne du SIRH. Cela pourrait répondre à de nombreuses questions liées aux étapes à suivre pour chaque opération. 

Acquérir un logiciel à prix raisonnable

Un bon logiciel de paie rassemble des fonctionnalités intéressantes pour assurer diverses tâches administratives des ressources humaines. Chaque éditeur devrait mentionner clairement ces options à la description de chaque logiciel. Il est bel et bien possible de trouver des SIRH gratuits. Seulement, leurs utilisations peuvent être limitées. Il convient d’acheter un logiciel de paie en version payant afin de profiter d’un retour d’expérience satisfaisant. Vous avez intérêt à réserver un budget considérable pour couvrir le coût de la licence du SIRH

Comparez les tarifs proposés par les experts en solutions numériques. Il n’est pas question de miser sur le logiciel le moins cher sans même vérifier ce que le concepteur met en avant. Vous avez intérêt à repérer la meilleure offre à prix raisonnable. Si vous souhaitez ouvrir les portes de votre entreprise pour bientôt, il convient de prévoir les dépenses sur les matériels et logiciels informatiques dans votre fond de lancement. 

Si vous envisagez d’ouvrir les portes de quelques sièges de votre entreprise au niveau international, il est mieux de penser à l’externalisation de la gestion de paie. Cette option accordera une économie de temps et d’argent pour votre enseigne.