La gestion des notes de frais des salariés est une contrainte dans le fonctionnement d'une entreprise. Pour remédier à ce problème, l'utilisation d'un logiciel dédié est indispensable. Ce type d'outil fait tout à la place des salariés, tout en faisant gagner du temps à toutes les parties concernées. De plus en plus de professionnels profitent aujourd'hui de cette technologie. Pour choisir un tel outil, certains critères doivent être pris en compte. Si vous souhaitez en savoir plus, ce guide vous fournira toutes les informations dont vous avez besoin.
Choisir un outil en fonction de ses fonctionnalités !
Les fonctionnalités de votre nouveau logiciel de gestion des notes de frais sont très importantes. Vous devez garder à l'esprit que cet outil deviendra votre substitut pour diverses tâches à effectuer dans le fonctionnement de votre entreprise.
Sachez que tous les logiciels actuellement utilisés pour gérer la note de frais n'ont pas les mêmes capacités. Vous devez choisir celui qui répond exactement à vos besoins. Dans tous les cas, il existe des services communs à tous les outils, comme la numérisation des factures, la simplification des processus de validation ou le plafonnement automatique des remboursements. La plupart des outils permettent aussi le transfert instantané des informations vers le service comptable ou fournissent une application mobile pour chaque utilisateur.
Les cartes de crédit ou cartes bancaires professionnelles sont une solution qui peut être combinée avec la gestion des frais. Traçables, simples, transparents et sécurisés, ces systèmes de paiement permettent de connaître instantanément les dépenses de chaque collaborateur. Un grand nombre d'outils de gestion intègrent cette technologie.
Note de frais : privilégier un logiciel personnalisable !
Il est clair que la note de frais nécessite un logiciel de gestion adapté à vos besoins. De plus, ces besoins sont en constante évolution. Ainsi, l'idéal est d'opter pour un outil qui permet la personnalisation des fonctionnalités.
De plus, avec les progrès de la technologie, l'utilisation d'autres outils connexes n'est pas exclue. Cela permet d'être beaucoup plus efficace. De ce fait, il est important de veiller à ce que votre choix se porte sur un logiciel compatible avec d'autres choses, comme le classement des pièces justificatives et des factures. Vous devez donc tenir compte des applications que vous utilisez déjà.
Par ailleurs, un logiciel de gestion doit être simple à utiliser et intuitif. Il doit être facile à utiliser grâce à ses interfaces et son ergonomie. Ainsi, les utilisateurs pourront accéder à plusieurs ressources ou informations (états financiers, factures, courriers, suivi des dépenses, planning...).
La mobilité : une condition essentielle pour la gestion des notes de frais !
Lorsque vous êtes sur le point d'acheter un logiciel de gestion des notes de frais, vous devez vous assurer qu'il permet la mobilité. En effet, vous avez besoin d'un système qui puisse être utilisé depuis n'importe quel endroit afin que tous les employés de l'entreprise puissent l'utiliser. Une partie des dépenses sera certainement liée aux déplacements de vos employés, ce qui implique des coûts supplémentaires non prévus dans les budgets. Le logiciel doit pouvoir gérer efficacement les coûts inhérents, comme le carburant pour le parc automobile. Il doit donc être possible de contrôler les indemnités de déplacement, les importations ou exportations, etc. En outre, la gestion électronique doit permettre une dématérialisation totale de la procédure.
A la question de la mobilité s'ajoute celle du nombre d'utilisateurs qui auront accès au système. Votre choix dépendra donc de la taille de votre entreprise. Bien entendu, le prix des logiciels peut varier énormément, d'où l'intérêt de comparer les prix en ligne ou de demander plusieurs devis avec des informations détaillées sur les fonctionnalités et les garanties.
Une gestion efficace des notes de frais : différentes solutions !
Pour une gestion dématérialisée des notes de frais, il existe plusieurs solutions sur le marché. Certaines applications en ligne sont indispensables pour les entreprises dont les salariés sont constamment en déplacement. En effet, ces solutions permettent à vos salariés d'enregistrer les frais professionnels depuis leur smartphone par exemple.
Les cartes de paiement nouvelle génération et autres moyens de paiement virtuels sont également généralement pris en charge par les logiciels en ligne. Parallèlement, la combinaison de ces deux technologies offre plus d'autonomie aux utilisateurs.
Accessible depuis le web, ce type d'outil peut aussi être utilisé depuis un ordinateur fixe. Il doit donc pouvoir être installé sur un serveur local ou être intégré à un outil de comptabilité. Dans tous les cas, la gestion numérique reste la meilleure option pour les grandes équipes, dont les dépenses professionnelles comportent des coûts supplémentaires (achats en ligne, consultation de sites de commerce électronique...).
L'intérêt principal de l'application dédiée est de générer des économies, ce qui nécessite une parfaite maîtrise du budget. Ainsi, les nouveaux logiciels permettent de définir des limites de dépenses, mais pas seulement. Ils envoient des alertes dès qu'un salarié atteint la limite définie, ou lorsqu'une note de frais est enregistrée pendant une période non travaillée.